Automatisering og digitalisering af bogholderi i e-conomic

Hvis du bruger e-conomic kan du muligvis have tænkt en gang eller to, at du gerne vil have automatiseret og digitaliseret dele af bogføringen. Det er der heldigvis råd for. Der findes flere hundrede apps til e-conomic, der kan hjælpe dig med at spare tid i administrationen og driften af din virksomhed. Men hvor skal du starte? Det vil vi prøve at give et bud på i denne guide.

Når du skal automatisere en proces eller sætte en integration op er det altid en god idé at kigge på, hvorvidt det giver mening at automatisere processen. Hvis det er noget du bruger mere end 10-20 minutter på om måneden vil svaret i de fleste tilfælde være ja (men det afhænger selvfølgelig af investeringen i tid/penge, der er nødvendig for at få processen automatiseret). De fleste værktøjer, som vi har valgt forneden er noget der kan sættes op på 10-15 minutter uden at det kræver en doktorgrad. Det betyder også, at hvis du skal vælge én todo i dag, som bør prioriteres, så bør det næsten være at få automatiseret én af nedenstående processer. Så kan du altid tage den næste proces i næste måned. Lad være med at starte med for mange ting på én gang. Hold det simpelt og arbejd dig stille og roligt videre.

Har du en webshop og e-conomic? Start med Pairy

Pairy er en integrationsplatform, der kan forbinde din webshop med e-conomic (eller Dinero / Billy, hvis du bruger dem). Det er oplagt at starte her, da du så kan få dine ordrer fra webshoppen bogført i e-conomic. Med integrationen kan du få overført ordrerne når de får den status du har valgt (eksempelvis fuldført og betalt). Du kan også vælge om de skal bogføres som fakturakladde eller som færdig faktura. Du kan prøve Pairy gratis i 30 dage uden binding og det er let at sætte op, hvilket kan gøres på under 10 minutter. Ikke en dårlig måde at spare flere timer om måneden på 🥳

Budgettering og rapportering

Hvis du bruger meget tid (eller mange penge) på at budgettere og hive rapporter ud fra e-conomic, så kan en budgetteringsapp til e-conomic være en hjælp. Eksempelvis Budget123. Dette gør det muligt for dig løbende at se, hvorvidt dine budgetter lever op til de faktiske tal. Jo hurtigere du får styr på rapportering og budgettering, jo hurtigere kan du lave eventuelle tilpasninger, der er nødvendige i din drift.

En anden god app i denne kategori er Crediwire. Uden at fornærme nogen kan det godt være lidt uoverskueligt at sidde i e-conomics rapporter, men det kan apps til rapportering afhjælpe for dem, der ikke er regnskabsuddannet.

Firmakort og bogføring

Har du mange udlæg fra medarbejdere? Så kan et firmakort med bogføring være en idé at kigge nærmere på. Eksempelvis danske Pleo. Med denne løsning kan dine medarbejdere få et firmakort, som via Pleo er koblet på e-conomic. Bilag mv. kan så indsendes og det er dig der styrer, hvad der er tilgængeligt af beløb på de individuelle Pleo-kort. Ud fra historik og navne på de ting, som medarbejderne køber kategoriserer Pleo automatisk bilagene på forhånd når de sendes til e-conomic. Dette gør bogføringsflowet endnu lettere.

Automatisk faktura-styring

Med apps som Likvido kan du effektivisere din faktura- og likviditetsstyring. Likvido står for automatisk at sende rykkere mv. ud fra dine indstillinger. Skulle du stå i den uheldige situation, at du har en kreditor, der ikke har betalt efter gentagende rykkere? Så kan Likvido stå for hele inkasso-flowet for dig. Det koster dig ikke noget, kun et gebyr af pengene, hvis du får dem. På den måde risikerer du ikke at skulle bruge en masse penge på rykkere og inkasso-håndtering.

Lønsystem – integreret med e-conomic

De fleste lønsystemer i dag har en integration til e-conomic. Hvis du ikke allerede har sat den op kan det godt betale sig. Integrationen kan sørge for at overføre de rigtige beløb til e-conomic så du ikke skal gøre så noget i den forbindelse (andet end at sætte det op selvfølgelig).

Udenlandske betalinger i e-conomic

Betaler du eller sender du mange fakturaer fra/til udlandet? I så fald kan det betale sig at kigge på en løsning som November First. Løsningen gør det mere gennemsigtigt, hvad du skal betale i stedet for det lotteri det ofte er når du sender og modtager fakturaer i andre valutaer.  November First anslår, at du kan spare mellem 30 og 50% i gebyrer og valutadifference, hvis du bruger deres løsning. Selv hvis det var 20% ville det nok stadig være værd at tage med ville det ikke?

Integrér din projektstyring med e-conomic

Hvis du sælger projekter eller timer har du givetvis et system, hvor du håndterer dine kunders projekter mv. Hvis det er muligt, så sørg for at få integreret det system med e-conomic således, at fakturaer automatisk kan oprettes direkte i e-conomic på baggrund af den tid, som medarbejderne har indberettet. Er du i håndværkerbranchen kan et system som Ordrestyring være en mulighed og ellers findes der også mange andre systemer, der kan integreres med e-conomic.

Simpel lagerstyring til e-conomic

Der var et mindre ramaskrig da e-conomic den 31/12-2023 lukkede ned for deres lagerstyring og tvang alle deres kunder over på en ny løsning, som de havde købt. Det faldt ikke god jord hos alle, og derfor udviklede vi hos Pairy et meget lille og simpelt lagermodul til de webshops, der har behov for 2-vejs lagerstyring mellem e-conomic, så lageret nedskrives i webshoppen ved salg på faktura. Ovenpå det koblede vi så leverandørbestillinger og modtagelse af varer. Det kom i processen bag på os, hvor mange forskellige behov de forskellige e-conomic kunder havde. Derfor overlader vi trygt de større behov til nogle af vores dygtige kollegaer i branchen.

Skræddersyet integration til e-conomic? Det kan vi hjælpe med

Hos Pairy siger vi internt, at vi sælger tid. For det er det vi gør. Vi giver dig mere tid i hverdagen ved at automatisere dine interne og eksterne processer. I vores standard løsning til e-conomic kan du få bogført ordrer fra webshoppen i e-conomic, men det kan også være, at du har et andet behov end vores standard eller at du måske vil have integreret et system til e-conomic, som ikke har en integration i dag. I de tilfælde kan vi hjælpe i Pairy Enterprise. Her kan vi lave skræddersyede integrationer mellem alle systemer, der har et API. Det betyder, at du næsten altid kan få automatiseret processen. Så handler det bare om, hvorvidt tiden du sparer er pengene værd, som integrationen koster. Og det vil vi meget gerne hjælpe dig med at finde ud af. Kontakt os i dag, hvis du gerne vil have et uforpligtende tilbud.