
De skjulte omkostninger ved manuel ordre-bogføring i din webshop
Som ejer af en webshop kender du sikkert følelsen: ‘Det tager jo kun 5 minutter at bogføre en ordre…’ Men er det virkelig sådan? I denne artikel dykker vi ned i de skjulte omkostninger ved manuel ordre-bogføring, som mange webshopejere overser. Vi kigger på, hvorfor du sandsynligvis undervurderer de reelle omkostninger, og giver dig indsigt i, hvordan automatisering kan frigive tid og ressourcer til vækst.
Direkte timeomkostninger
Lad os starte med at se på de direkte timeomkostninger ved manuel bogføring. For at få et realistisk billede, skal vi medregne alle aspekter af processen:
– Ordregennemgang
– Indtastning i regnskabssystem
– Afstemning
Og lad os lige være ærlige: Hvilken webshop ejer gider at sidde i regnskabsprogrammet og taste manuelt? Eller for den sags skyld betale penge til en bogholder for at gøre det samme.
Eksempel: En webshop med 100 ordrer om måneden
Lad os antage, at det i gennemsnit tager 7 minutter at bogføre en ordre manuelt. For 100 ordrer bliver det:
100 ordrer x 7 minutter = 700 minutter = 11,67 timer pr. måned
Med en timesats på 250 kr. (inkl. overhead og sociale omkostninger) bliver de månedlige omkostninger:
11,67 timer x 250 kr. = 2.917,50 kr.
På årsbasis løber det op i 35.010 kr. – og det er kun for selve bogføringen. Indsæt bare din bogholders timepris, hvis du har uddelegeret, det er ikke fordi du bliver gladere af det.
Fejlomkostninger og kvalitetssikring
Manuel indtastning medfører uundgåeligt fejl. Typiske fejl omfatter:
– Forkerte beløb
– Fejl i momskoder
– Forkert kontering
Disse fejl koster tid at finde og rette. Værre endnu kan de føre til:
– Forkert lagerstyring
– Problemer med momsregnskab
– Tidskrævende fejlretning ved årsafslutning
– Opringning fra bogholder, der stiller spørgsmål almindelige mennesker ikke har en chance for at svare på.
Et forsigtigt estimat er, at fejlfinding og -rettelse tilføjer yderligere 20% til tidsforbruget.
Forsinkede processer og deres konsekvenser
Manuel bogføring betyder ofte, at du ikke har et realtids billede af din virksomheds økonomi. Dette kan medføre:
– Udfordringer med likviditetsstyring
– Forsinket reaktion på lager problemer
– Langsommere kundeservice ved ordre forespørgsler
Mistede muligheder for vækst
Når manuel bogføring bliver en flaskehals, går det ud over din mulighed for at fokusere på vækst:
– Mindre tid til strategisk arbejde
– Begrænsninger i skalerbarhed
– Manglende overskud til at udforske nye muligheder
– Mindre tid til at holde fri (for ja det er også vigtigt).
Det samlede omkostningsbillede
Lad os samle trådene og se på det samlede omkostningsbillede for vores case med 100 ordrer om måneden:
Direkte timeomkostninger: 35.010 kr./år
Fejlomkostninger (+20%): 7.002 kr./år
Forsinkede processer (estimat): 15.000 kr./år
Mistede vækstmuligheder (konservativt): 50.000 kr./år
Samlet årlig omkostning: 107.012 kr.
Dette tal kan variere afhængigt af din specifikke situation, men det giver et billede af størrelsesordenen. Et Pairy-abonnement til en shop med 100 ordrer om måneden koster i skrivende stund 349,- pr. måned (eller 2 kopper kaffe hvis du bor i København). Du eller din bogholder skal selvfølgelig stadig bruge en smule tid i opsætning og løbende monitorering, men vi tør godt love at du kommer til at kunne købe mange kopper kaffe på din yndlingscafé i sparede omkostninger.
Løsninger og næste skridt
Når de samlede omkostninger ved manuel bogføring overstiger omkostningerne ved at implementere en automatiseret løsning, er det tid til at handle. Her er nogle skridt, du kan tage:
- Evaluér din nuværende proces og beregn dine reelle omkostninger
- Undersøg forskellige automatiseringsmuligheder
- Lav en cost-benefit analyse af automatisering vs. manuel bogføring
- Start i det små – automatisér én proces ad gangen
- Mål resultaterne og juster løbende
Du kan også bare prøve Pairy gratis i 30 dage her.
Konklusion
Manuel ordre-bogføring har langt flere skjulte omkostninger, end de fleste webshopejere er klar over. Ved at automatisere denne proces kan du ikke blot spare penge, men også frigive værdifuld tid til at fokusere på vækst og udvikling af din forretning.
Tag det første skridt i dag: Beregn dine reelle omkostninger ved manuel bogføring og overvej, hvordan automatisering kan transformere din webshop. Din fremtidige selv vil takke dig for det!
Vil du vide mere om, hvordan du kan automatisere din ordre-bogføring? Kontakt os i dag for en uforpligtende snak om mulighederne for din webshop.