Automatisk bogføring i webshoppen: hvad kører selv, og hvad er manuelt

Spørgsmålet kommer igen i supporten og i søgningerne: hvor stor en del af bogføringen fra en webshop kan køre af sig selv? Svaret deler sig i tre. Noget bogføres automatisk, så snart ordren er gennemført. Noget kræver en opsætning eller en aktivering først. Og noget bliver liggende hos den, der laver regnskabet. Herunder står fordelingen, som den ser ud i Pairys standardintegrationer mellem webshop og regnskabsprogram.

Det en gennemført ordre udløser i regnskabsprogrammet

Når en ordre er gennemført i webshoppen, henter integrationen den og opretter den i regnskabsprogrammet. Hele ordren følger med som ordrelinjer, også fragtlinjen, med den momssats webshoppen har beregnet på hver linje. Det gælder ordrer fra Shopify-integrationen og WooCommerce-integrationen til e-conomic, Dinero og Billy.

På en almindelig betalt ordre registreres betalingen samtidig, så fakturaen står som betalt. Refunderer du en vare i webshoppen, opretter integrationen kreditnotaen i regnskabsprogrammet i samme kørsel.

Starter du midt i et regnskabsår, kan tidligere ordrer bogføres bagud i tid, så perioden fra årets start kommer med. Det er det almindelige forløb for en webshop, der skifter fra manuel bogføring i løbet af året.

Udbetalinger og gebyrer fra betalingsløsningen

Salget og pengene på bankkontoen er to forskellige beløb. Betalingsløsningen trækker sit gebyr, før den udbetaler, så en bogført betaling på 154,58 kroner kan lande som 151,87 kroner i banken. Den forskel skal stå som en omkostning, før afstemningen går op, og den er blandt de ting vi oftest får spørgsmål om.

Pairy henter udbetalingerne fra tre indløsere: Shopify Payments, Stripe og Clearhaus. Gebyret bogføres som omkostning, nettobeløbet på bankkontoen, og bruttosalget som indtægt i det almindelige fakturaflow. For Stripe og Clearhaus gælder det i Danmark til Dinero, e-conomic og Billy.

Antallet af poster er også forskelligt på de to sider. En webshop med 300 ordrer om måneden har 300 fakturaer i regnskabet og omkring 20 udbetalinger på bankkontoen, fordi indløseren samler flere dages salg i én overførsel. Bogføringen af udbetalingen binder de to tal sammen, så salgskontoen og bankkontoen kan mødes.

To ting følger med. Udbetalingen fra Shopify Payments skal ske i danske kroner, for at beløbene kan bogføres direkte i et dansk regnskab. Og beholdningskontoen og gebyrkontoen opretter du selv i regnskabsprogrammet, én gang pr. indløser. Kontonumrene i supportartiklerne er eksempler, så de skal holdes op mod din egen kontoplan.

De opgaver der bliver hos bogholderen

Bankafstemningen ligger i regnskabsprogrammet. Pairy leverer posteringerne, og selve matchet mod kontoudtoget sker der, hvor kontoudtoget bliver hentet ind.

Lagerstyringen har en manuel halvdel. Salg og fakturaer trækker automatisk det solgte antal fra lageret, mens opjusteringen sker i hånden: et indkøb eller en vare, der kommer retur, justerer du selv på varen. Det samme gælder en kreditnota, hvor varen lægges tilbage på lager manuelt. Du holder også selv øje med, hvornår en vare er ved at løbe tør.

Udbetalinger fra andre indløsere end de tre ovenfor bogføres i hånden. Det dækker blandt andet Nets, Klarna, Vipps, PayPal, Quickpay, Bambora, MobilePay og Dintero, hvor beløbene stadig hentes fra indløserens egen opgørelse.

Det der skal aktiveres, før det kører af sig selv

En del af flowet kører automatisk, fra det øjeblik det er slået til. Aktiveringen er en supportopgave, og den ligger dermed et andet sted end dashboardet.

Erhvervsordrer er den mest udbredte. Skal en B2B-ordre bogføres som en åben faktura med kredittid frem for som betalt ordre, sætter Pairys support routingen op, mens de øvrige ordrer kører videre i det almindelige flow. Pairy genkender erhvervsordren på virksomhedsoplysningerne i kendte felter på webshop-ordren og opretter debitoren som virksomhed.

Flere webshops på samme abonnement hører også til opsætningen. Standard-pakken dækker to shops og Premium fem, og hver shop får sin egen forbindelse til regnskabsprogrammet.

Lagerstyringen kræver Standard-pakken. Lagertallet bor i Pairy frem for i regnskabsprogrammet, og du angiver selv startlageret pr. vare, når det sættes op.

Udbetalingsbogføringen aktiveres på samme måde, når API-nøglen og kontiene er på plads. Til Stripe opretter du selv en nøgle med læseadgang til Balance og Payouts, og den adgang rækker til at hente udbetalingerne. Stripe Payouts kræver som minimum Standard-pakken.

Hvor standardintegrationen rækker til

Standardintegrationerne dækker Shopify, WooCommerce, Wix, DanDomain, Wannafind og ScanNet mod e-conomic, Dinero og Billy. De tre pakker er gradueret efter ordremængde: Basic op til 50 ordrer om måneden, Standard op til 500 og Premium op til 3.000.

Tre slags behov ligger ud over den ramme. Et ERP som Business Central, Navision eller Trimit kræver en tilpasset opsætning, og det samme gælder shopsystemer som Magento 2. Salg til forbrugere i flere EU-lande med moms pr. land afhænger af, hvad regnskabsprogrammet understøtter, så den del gennemgås ved opsætningen. Et skræddersyet forløb bygger på samme platform som standardintegrationerne, og leveringstiden er typisk to til otte uger.

Fordelingen afgør, hvor meget tid der reelt bliver frigjort. Ordrer, moms, fragt, betalingsregistrering og kreditnotaer kører af sig selv, når opsætningen er på plads. Udbetalinger og gebyrer gør det for tre indløsere. Bankafstemning, lageropjustering og kontoopsætningen bliver hos jer. Integrationssiden for din kombination af webshop og regnskabsprogram beskriver hvad der følger med, og de 30 dages gratis prøveperiode gør det muligt at se fordelingen på dine egne ordrer.