Bogføring af en webshop: hvad der skal på plads

En ordre i webshoppen bliver til flere linjer i regnskabet. Salget står på ordrelinjerne med moms pr. linje. Betalingen kunden har gennemført skal lukkes mod en konto, og pengene fra betalingsløsningen lander på bankkontoen med et gebyr trukket fra. Gebyret er det punkt vi oftest bliver spurgt om: ti supporthenvendelser mellem marts og august 2026 handlede om, hvor de gebyrer havner.

Det en gennemført ordre efterlader i regnskabet

Ordrelinjerne er selve salget. Hele ordren bogføres som ordrelinjer, fragtlinjen inklusive, med den momssats webshoppen har beregnet på linjen. Det er den sats regnskabsprogrammet skal have, for at momsangivelsen svarer til det kunden betalte.

En ordre kan indeholde flere satser. Varer til 25 procent og en fragtlinje til samme sats giver to linjer med hver sit beløb, og en ordre til en kunde uden for landet kan have en tredje. Kommer satsen med fra webshoppen frem for fra en standardindstilling i regnskabsprogrammet, svarer angivelsen til det der stod p�� kundens kvittering.

Betalingen er den anden halvdel. Kunden betaler pr. ordre, mens pengene rammer bankkontoen samlet nogle dage senere, fratrukket et gebyr til betalingsløsningen. En webshop med 300 ordrer om måneden har derfor 300 fakturaer på den ene side og omkring 20 udbetalinger på den anden.

De to sider mødes på en beholdningskonto pr. betalingstype. Fakturaen lukkes mod kontoen, når ordren er betalt, og udbetalingen bogføres mod samme konto, når pengene lander i banken. Står der 300.000 kroner i salg og 296.000 kroner i udbetalinger, er restdifferencen på kontoen typisk netop gebyret.

Det der skal sættes op, før bogføringen kører selv

Integrationen er et lag mellem webshoppen og regnskabsprogrammet, som flytter data mellem de to systemer. Pairy overfører ordrer, produkter og kunder fra shoppen til regnskabsprogrammet, og lagertal den anden vej. Integrationen er beskrevet system for system, blandt andet for integrationen til e-conomic og integrationen til Dinero.

Derefter vælges konti: salgskonto, momskonti og en beholdningskonto pr. betalingstype. Det er den del af opsætningen, der afgør om afstemningen senere går op af sig selv.

Volumen afgør hvilken pakke opsætningen hører hjemme i. Basic dækker op til 50 ordrer om måneden og synkroniserer hver time. Standard dækker op til 500 ordrer, synkroniserer hvert 30. minut og har registrering af betaling og lagerstyring med. Premium dækker op til 3.000 ordrer og har hjælp til opsætningen med i prisen.

Gebyrhåndteringen afhænger af betalingsløsningen. For Shopify Payments, Stripe og Clearhaus henter Pairy udbetalingen og bogfører brutto, gebyr og netto automatisk. For de øvrige betalingsudbydere registreres betalingen på fakturaen mod beholdningskontoen, så fordringen pr. udbyder er samlet ét sted, og udbetalingen føres ind fra bankkontoudtoget. Selve matchet mod bankkontoen er en funktion i regnskabsprogrammet.

Med den opsætning på plads flytter arbejdet sig fra daglig indtastning til en månedlig kontrol af én konto. Pairy har 30 dages gratis prøveperiode, så kontoopsætningen kan afprøves på rigtige ordrer, før den sættes i drift.