Ny funktion: Fakturaen sendes automatisk til kunder, der betaler bagefter

En webshop med bankoverførsel, fakturabetaling eller offentlige kunder har to slags kunder. Nogle betaler med kort, MobilePay eller Klarna, når de bestiller. Andre betaler bagefter, og de skal bruge fakturaen for at kunne betale. I dag sender nogle webshops den faktura i hånden fra regnskabsprogrammet. Spørgsmålet om fakturaen også bliver sendt til kunden, når Pairy har oprettet den, er kommet til vores support fem gange det seneste halve år, tre af gangene i september. Det bliver stillet under opsætningen, og en af gangene kom det fra en webshop, der overvejede Pairy til WooCommerce og e-conomic.

Automatisk fakturaudsendelse svarer på det spørgsmål. Pairy afgør, om fakturaen skal sendes, og regnskabsprogrammet sender den.

Hvem sender fakturaen, og hvornår

Når en ordre overføres som faktura eller opgraderes til en faktura, kan Pairy bede regnskabsprogrammet om at sende fakturaen til kunden. Det er regnskabsprogrammet, der sender den, og leveringsmetoden følger regnskabsprogrammet og kundens opsætning dér: e-mail eller elektronisk via EAN. Funktionen er beskrevet samlet på siden om automatisk fakturaudsendelse.

Udsendelsen kan køre som en fast indstilling. Slået til sender regnskabsprogrammet alle de fakturaer, Pairy opretter. Slået fra bliver fakturaerne oprettet i regnskabsprogrammet og bliver liggende dér. Den faste indstilling passer til en webshop, hvor alle kunder skal have en faktura fra regnskabsprogrammet.

Fakturaen oprettes i regnskabsprogrammet, hvad enten den sendes til kunden eller bliver liggende. Betalingen på de ordrer, der er betalt ved bestillingen, kan registreres af en anden funktion, automatisk betalingsregistrering, så fakturaen står som betalt.

Når kun nogle af kunderne skal have fakturaen

Har webshoppen begge slags kunder, kan udsendelsen gøres betinget. Så sender regnskabsprogrammet fakturaen, når ordren opfylder et kriterium. Kriteriet kan være betalingsmetoden, kundetypen, et CVR- eller EAN-nummer på ordren eller andre oplysninger, der står på ordren. Alle ordrer overføres til det samme regnskabsprogram, og hver ordretype følger sit eget flow.

Betalingsmetoden skiller de kunder, der har betalt ved bestillingen, fra dem der skal betale bagefter. En webshop, der tager imod kort, MobilePay, Klarna, bankoverførsel og fakturabetaling og har et par offentlige kunder, kan styre udsendelsen efter betalingsmetoden sådan her:

Klarna står blandt de forudbetalte, også når kunden vælger at betale senere. Det er Klarna, der opkræver kunden, og Klarna afregner ordren med webshoppen. Derfor hører Klarna-ordrerne til i samme gruppe som kortbetalingerne, når reglen sættes op.

Reglen kan også bygge på kundetypen, så erhvervskunderne får fakturaen tilsendt, mens privatkundernes ordrer bogføres som de plejer. Pairy regner en ordre som en erhvervsordre, når der står et CVR-nummer i faktureringsoplysningerne i webshoppen, og selve nummeret bliver ikke kontrolleret. Et forkert udfyldt CVR-felt kan derfor også udløse en udsendelse.

Offentlige kunder og EAN-nummeret på ordren

En offentlig kunde bestiller med et EAN-nummer. Pairy kan bede regnskabsprogrammet sende fakturaen elektronisk via EAN, hvis regnskabsprogrammet og kunden er sat op til det. Forudsætningen er, at EAN-nummeret står på ordren i et felt, Pairy læser fra. Det samme gælder CVR-nummeret, når reglen bygger på det. Hvor numrene skal stå, afhænger af webshoppen:

• WooCommerce: CVR- og EAN-nummeret gemmes i et meta-felt på ordren, fx _billing_cvr og _billing_ean. Hele listen over de felter, Pairy scanner, står i supportartiklen WooCommerce: B2B-kunder (CVR og EAN).
• Shopify: Med Shopifys B2B-modul læses CVR-nummeret fra virksomhedens Location, hvor det står under Tax Details. Ellers læses det fra ordrens ekstra-felter (customAttributes) med nøglen "cvr". EAN-nummeret læses altid fra customAttributes med nøglen "ean", og de felter sættes typisk op af en Shopify-udvikler. Detaljerne står i Shopify: B2B-kunder (CVR og EAN).

I e-conomic kan integrationen sende fakturaen via EAN eller på e-mail. Opfylder en ordre kriterierne for begge, har EAN forrang, og i en typisk opsætning afgør ordrestatus eller betalingsmetode, om der sendes. Pairy overfører EAN-nummeret fra ordren til EAN-feltet i e-conomic. Supportartiklen e-conomic: Udsendelse af fakturaer har detaljerne, og forbindelsen mellem webshop og regnskab er beskrevet på siderne om WooCommerce og e-conomic og Shopify og e-conomic.

Selve bogføringen af erhvervsordren, med CVR og EAN på debitor og en åben faktura med kredittid, står på siden om B2B-bogføring. Webshops, der sælger til både erhverv og private, har deres egen gennemgang på siden om B2B- og engroswebshops.

Sådan kommer du i gang

Udsendelsen via Pairy er beskrevet for e-conomic. Bruger du et andet regnskabsprogram, så skriv til os, og vi ser på din opsætning. Fire ting skal være afklaret, før udsendelsen slås til.

1. Reglen. Skal alle fakturaer sendes, eller kun nogle? Er det nogle, så notér hvilke betalingsmetoder og kundetyper der skal have fakturaen. Det er det, support spørger ind til: gælder det alle erhvervskunder, eller bestemte betalingsmetoder?
2. Oplysningerne på ordren. Bygger reglen på CVR- eller EAN-nummer, skal numrene stå i de felter, Pairy læser fra. Åbn en erhvervsordre og en ordre fra en offentlig kunde i webshoppen, og se efter at numrene står der.
3. Kunden i regnskabsprogrammet. Udsendelse via EAN kræver, at både regnskabsprogrammet og kunden er sat op til det. Den del ligger i regnskabsprogrammet.
4. Opsætningen. Skriv til support@pairy.dk med reglen, så hjælper vi med at sætte udsendelsen op. Indstillingerne og hvert flow er beskrevet i supportartiklen Automatisk udsendelse af faktura fra regnskabsprogrammet.

Med reglen på plads får kunden, der skal betale bagefter, fakturaen fra regnskabsprogrammet, når Pairy opretter den. Ordrer betalt med kort, MobilePay eller Klarna bogføres, og fakturaen bliver i regnskabsprogrammet. Fakturaerne til bankoverførsel, fakturabetaling og EAN er dermed ude af den manuelle rutine i regnskabsprogrammet.