Highsoft – Effektiv håndtering af kunde- og produktdata med WooCommerce og Tripletex integration

Highsoft anvender WooCommerce som deres webshop og Tripletex som deres regnskabsprogram. De havde et ønske om at kunne synkronisere kunder og produkter mellem disse to systemer. Vi skræddersyede gennem Pairy Enterprise derfor en integration mellem de to systemer, så de kunne opnå en glat og effektiv økonomistyring.

Læs med nedenfor, og bliv klogere på hvordan vi integrerede WooComerce og Tripletex til Highsoft, så deres processer og bogføring blev mere automatiserede.

Overordnede funktioner i integrationen: 

  • Synkronisering af produkter fra WooCommerce til Tripletex, fremfor den anden vej rundt, som ofte er tilfældet.
  • Udvidet synkronisering af kunder fra WooCommerce til Tripletex.
  • Identificering af MVA-numre på kunder, når Tripletex kører.
  • Omgående bogføring fra WooCommerce til Pairy, og Pairy til Tripletex.
  • Ændring af normal flow for betalingsregistrering
  • MVA numre på internationale kunder vha. Pairy
  • Luk af ordre i WooCommerce efter afsluttet håndtering i Tripletex

Produkter

Webshoppen hos Highsoft er hovedkilden for deres produktdata. Det betyder, at Pairy hele tiden synkroniserer produkterne fra WooCommerce til Tripletex, og altså ikke den anden vej rundt, som det ofte er tilfældet. Denne proces køres hyppigt, og også valuta bliver tilkoblet produktet, hvilket ikke er en standardisering.

Kunder

Highsoft holder styr på deres kundeopslyninger i WooCommerce. Pairys standardsfunktionalitet, der automatisk opretter nye kunder til Tripletex under bogføring af ordrer var i dette henseende ikke tilstrækkeligt. Derfor var der brug for en regelmæssig synkronisering af kunderne fra WooCommerce til Tripletex.

Highsoft har både internationale og norske kunder. I forhold til deres bogføring er det vigtigt, at et MVA-nummer (momsnummer) ikke tilføjes til kunder i Tripletex, medmindre de er norske. Derfor sørger Pairy for at identificere norske kunder, når kunder synkroniseres til Tripletex. Hvis kunden ikke er norsk, tilføjes der ikke et MVA-nummer dets kundekort i Tripletex. Pairy identificerer også eventuelle kontakter, afdelinger og ansatte, der er knyttet til kunden, og opretter dem også i Tripletex, hvis de mangler.

Bogføring

Highsoft ønskede at ordrer skulle bogføres hurtigt, så derfor gjorde vi det muligt med Pairy, at “fange” webhooks fra WooCommerce. Det betyder, at når en ordre er placeret i shoppen, sender WooCommerce den automatisk til Pairy, der bogfører den i Tripletex. Derfor skal Highsoft kun vente få sekunder, fra ordren er placeret, til den vises i deres regnskab.

Adskillelsen mellem internationale og norske kunder i bogføringen er vigtig for at håndtere momspligten korrekt. Internationale kunder har ofte ikke et MVA nummer, så dette skal ajourføres på fakturaen. Ved norske kunder, der har et MVA nummer, benyttes nummeret fra kundekortet i Tripletex, i stedet for at sætte det på fakturaen, da dette allerede er registreret korrekt. Pairy sørger altså for at MVA nummeret sættes på fakturaen for internationale kunder, men ikke for Norske kunder. På denne måde sikrer Pairy, at momspligten håndteres korrekt, og undgår eventuelle fejl i bogføringen.

Derudover blev betalingsregistreringen ændret, så betalingen blev registreret direkte på fakturaen ved opgradering fra ordren. Det betyder, at fakturaen ikke længere viser et udestående, selvom den er betalt.

Afslutning af ordre

Pairy automatiserer løbende afsluttede fakturaer og kreditnotaer fra Tripletex, og matcher dem derefter med deres tilsvarende ordrer i WooCommerce. Hvis en ordre matcher med en faktura, vil dens status i WooCommerce ændres til “afsluttet”, hvor hvis den matcher en kreditnota, vil den markeres som “annulleret” i WooCommerce.

Har du nogle systemer, der skal integreres? 

Har din virksomhed brug for at få integreret en eller flere systemer så de passer til jeres behov og krav? Spar tid, og få automatiseret jeres systemer, så i kan bruge mere tid på andre ting i jeres virksomhed. Vi hjælper gerne med store og små projekter. Skriv en mail til os på [email protected] for mere information om hvad vi kan gøre for dig.

Vil du gerne høre mere om Pairy Enterprise og hvad vores integration kan?

Skal vi tage et uforpligtende møde vedrørende dit integrationsprojekt, kontakt os på din foretrukne måde.

Mandag – Torsdag kl. 10:00-17:00
Fredag kl. 10:00-15:30

Jyllingevej 52A
2720 Vanløse

Hjælp
Resultater
Kontakt os

    Dit navn (valgfrit)

    Din E-mail

    Din besked

    Vedhæft fil

    Tak for din henvendelse.
    Beskeden er nu sendt.
    Vi vil vende tilbage hurtigst muligt