Sisters Point - integration mellem Shopify og Trimit med automatiske kreditnotaer

Overordnede funktioner i integrationen

1. Produktstamdata fra ERP'et til Shopify
2. Løbende opdatering af lagertal, så webshoppen viser det, der faktisk er på hylden
3. Ordrer fra Shopify til Trimit som salgsfaktura
4. Returer fra Shopify til Trimit som kreditnota

Udfordring

Sisters Point stod med en ny webshop, der skulle i luften, og et ERP, der ikke tidligere havde været forbundet med en webshop. Der var altså ikke en gammel integration, der skulle skiftes ud - der var ingen.

Det stiller to krav på én gang. Produkter og lagertal skal ud i webshoppen hurtigt nok til, at kunderne ikke kan købe varer, der ikke er der. Og alt det, der kommer den anden vej - ordrer og returer - skal lande i regnskabet som rigtige bilag, uden at nogen sidder og taster dem ind.

Det sidste vejer tungt i fashion. Returraten er høj i branchen, og hver eneste retur skal blive til en kreditnota og en lagerbevægelse. Uden en integration er det en manuel rutine, der vokser i takt med salget.

Dertil kom en præmis: ERP'et kører på en ældre, lokalt installeret version. Det er ikke usædvanligt i etablerede brands, hvor ERP'et har været med i mange år og rummer forretningslogikken. Men det betyder, at en webshop-lancering enten må vente på en opgradering, eller også skal integrationen kunne arbejde med den version, der faktisk står der.

Løsning

Pairy blev sat ind som integrationslag mellem webshoppen og ERP'et. Forretningslogikken blev, hvor den hørte hjemme - i ERP'et. Pairy flytter data mellem de to systemer i fastlagte intervaller.

Lagertal der følger med, så webshoppen ikke oversælger

Lagertal sendes løbende fra ERP'et til webshoppen, så tallene i shoppen følger virkeligheden på lageret tæt. Oveni kører en fuld synkronisering, der fanger det, de løbende opdateringer måtte have misset.

Det betyder noget i fashion, hvor en vare ikke er én vare, men en variant. En returneret størrelse M frigiver ikke lager til den kunde, der venter på L. Jo hurtigere lagertallet pr. variant er rigtigt, jo færre oversalg - og jo færre varer, der ligger usolgte, selv om de er tilbage på hylden.

Ordrer og kreditnotaer direkte i regnskabet

Ordrer synkroniseres til ERP'et som salgsfaktura, når de er betalt og afsendt - ikke i det øjeblik de afgives. Returer går den modsatte vej: bliver en ordre refunderet i webshoppen, oprettes den tilsvarende kreditnota i ERP'et automatisk.

Hver retur skal ende som et bilag i regnskabet. Når kreditnotaen bliver oprettet af sig selv, er der ikke en bunke at rydde op i ved månedsluk.

Produktdata der kommer ud - men først når de er klar

Produktstamdata sendes fra ERP'et til webshoppen. Nye produkter lander som kladde og aktiveres manuelt. Det giver brandet kontrol over, hvornår en vare bliver synlig i shoppen. Varianterne følger den struktur, brandet allerede bruger i ERP'et.

Resultatet er et flow, hvor ERP'et er master på data, uden at webshoppen bliver et udstillingsvindue for varer, der ikke er færdige.

Skal vi kigge på jeres returflow?

Sælger du tøj online, er en retur sjældent bare ét bilag. Vi kigger gerne på, hvordan jeres returer og ombytninger bogføres i dag, og hvor der ligger manuelt arbejde, I ikke behøver at lave.

Skriv til os på support@pairy.dk - vi svarer inden for 4-8 timer på hverdage. Du kan også bruge kontaktformularen.