Automatisk udsendelse af faktura fra regnskabsprogrammet (E-mail eller EAN)
De fleste regnskabsprogrammer giver mulighed for at sende fakturaer direkte til kunden via enten e-mail eller EAN. Pairy kan automatisk anmode regnskabsprogrammet om at sende fakturaen, når en ordre overføres eller opgraderes til en faktura. Den konkrete leveringsmetode afhænger af regnskabsprogrammet og kundens opsætning.
Udsendelse af alle fakturaer
Udsendelse af fakturaer kan som udgangspunkt aktiveres eller deaktiveres som en fast indstilling:
- Aktiveret: Regnskabsprogrammet sender alle fakturaer, der oprettes via Pairy.
- Deaktiveret: Fakturaerne oprettes i regnskabsprogrammet, men sendes ikke automatisk til kunden.
En fast indstilling er velegnet, hvis alle kunder skal modtage en faktura fra regnskabsprogrammet.
Betinget udsendelse af fakturaer
Det er også muligt at opsætte betinget – eller conditional – udsendelse. Her sendes fakturaen kun, når ordren opfylder bestemte kriterier.
Det bruges typisk, når fakturaen kun skal sendes ved:
- Bestemte betalingsmetoder
- Bestemte kundetyper, eksempelvis B2B-kunder
- Ordrer med et CVR- eller EAN-nummer
- Andre oplysninger, som findes på ordren
Betinget udsendelse gør det muligt at lade forskellige ordretyper følge forskellige flows, selvom alle ordrer overføres til samme regnskabsprogram.
Betinget udsendelse baseret på betalingsmetode
Betinget udsendelse baseret på betalingsmetoden er relevant, hvis webshoppen eksempelvis tilbyder:
- Bankoverførsel
- Fakturabetaling
- EAN-betaling
- Betalingsbetingelser til erhvervskunder
Ved disse betalingsmetoder er ordren normalt ikke betalt på forhånd. Det kan derfor være en fordel, at kunden automatisk modtager fakturaen direkte fra regnskabsprogrammet.
Ordrer, som allerede er betalt med eksempelvis kort, MobilePay, Klarna eller en anden online betalingsløsning, kan samtidig overføres og bogføres uden, at kunden modtager en ekstra faktura.
Eksempel
En webshop tilbyder både kortbetaling og bankoverførsel:
- En kunde betaler med kort. Ordren overføres til regnskabsprogrammet, men fakturaen sendes ikke til kunden.
- En kunde vælger bankoverførsel. Ordren overføres til regnskabsprogrammet, og fakturaen sendes automatisk via e-mail.
- En offentlig kunde bestiller med et EAN-nummer. Fakturaen sendes elektronisk via EAN, hvis regnskabsprogrammet og kunden er opsat til dette.
