Fordelene ved en pålidelig webshop- og ERP-integration

Hos Pairy arbejder vi dagligt med mange store webshops, hvor vi står for deres integration mellem deres webshop og deres ERP-system. Hos de store webshops er det ofte webshop-systemer som WooCommerce eller Shopify, som vi forbinder med deres Navision eller Business Central-løsning. Vi har derfor stor erfaring med, hvordan man optimerer og effektiviserer forretningsgangene mellem webshops og deres øvrige systemer.

Hvordan kan en integration mellem Shopify/WooCommerce og Business Central se ud?

Det kunne eksempelvis være i et setup, hvor du som webshopejer bruger Shopify eller WooCommerce, som dit shopsystem, og ønsker at integrere det med din Navision eller Business Central løsning. Det varierer på tværs af webshops, men de typiske forretningsgange, som med fordel kan effektiviseres er bl.a.:

Ordresynkronisering mellem shop og Business Central

Et solidt ordreflow mellem din shop og dit ERP-system sikrer, at en ordre gnidningsfrit bliver afsendt til kunden og samtidig sikrer, at vi hæver pengene på det rette tidspunkt (i B2C-regi vil det være når varen er afsendt). Derfor kunne et flow mellem Shopify og Business Central se således ud:

1) Ordren placeres i Shopify

2) Ordren synkroniseres til Business Central

3) Pluk og pak sker fra Business Central

4) “Afsendt” status registreres i integration og opdateres i Shopify, hvor ordren lukkes og pengene hæves.

Ovenstående flow kan udvides til at håndtere retur-ordrer mv. også, men der vil her skulle laves en vurdering af, om I har returneringer nok til, at det giver mening at automatisere den del også (ift. hvad udvidelse af integrationen koster).

Lagersynkronisering fra Business Central til webshop

Et korrekt lagertal i din webshop kan spare dig for meget hovedpine og sikre, at du ikke går glip af omsætning fordi et produkt fejlagtigt står som udsolgt. Derfor er det alfa-omega, at din integrationsplatform kan håndtere lagerflowet korrekt og sikre, at det kører optimalt. I Pairy har vi tidligere overtaget integrationer fra andre udbydere, hvor flowet af uforklarlige årsager er stoppet eller at integrationen ikke har kunne følge med webshoppens øgede vækst fordi den ikke har været skalérbar.

Korrekt lagersynkronisering er derfor alfa-omega og vil typisk indeholde et 2-vejs flow, så der kan sælges fra flere kanaler.

 

Synkronisering af stamdata fra Business Central

Business Central vil typisk være begrænset til at indeholde stamdata på produkter da det primært bliver benyttet som et finans- og rapporteringssystem. Stamdata synkroniseres til webshoppen og ved nye produkter oprettes disse som kladder indtil de er beriget med udvidet produktdata såsom SEO-tekster, billeder mv..

 

Udvidet produktdata fra PIM-system

I større organisationer ses der ofte et PIM-system, der står for berigelse af produkterne med udvidet produktdata. PIM-system giver kun mening i større setups, hvor du har behov for ét centralt sted, der kan synkronisere data ud til mange forskellige salgskanaler. I mindre setups vil din webshop, som Shopify eller WooCommerce sagtens kunne agere low-level PIM-system.

 

Synkronisering af B2B-kunder og kundespecifikke priser

I B2B-setups har man typisk en kundeportal på selve webshoppen, som skal forbindes med Business Central, hvor kundernes stamdata mv. er placeret. Det typiske flow vil derfor være, at kunders stamdata synkroniseres fra Business Central til webshoppen, hvor kunderne får oprettet et login (automatisk). Her vil de så kunne logge ind og købe produkterne til deres egne priser (som synkroniseres fra Business Central).

I tilfælde, hvor virksomheden har en lang historik med kundekøb mv. i Business Central/Navision ses det også, at ordrehistorikken synkroniseres til webshoppen så kunden kan se sine tidligere ordrer når de logger ind.

Se hvordan vi hjalp Mos Mosh med en integration mellem Navision og deres 3 Shopify-shops

 

 

Hvilke udfordringer kan der være i en integration mellem webshop og ERP-system?

Udfordringerne ved en integration mellem webshop og ERP er de samme, som ved alle andre dataintegrationer. Derfor er det vigtigt, at du finder en integrationspartner, som har prøvet det før og sikrer dig en korrekt integration fra begyndelsen. Således undgår du oprydningsarbejde og tabt omsætning. Det er her, Pairy kommer ind i billedet. Vi har lavet integrationer til 100-vis af webshops med både store og små setups. Nedenfor har vi samlet en række af de udfordringerne, som kunderne typisk har haft med deres tidligere leverandør/integration når de kommer til os:

Integrationen går i stå

Uforklarligt stop i integrationen kan være noget af det mest frustrerende for webshop-ejeren. Når man binder hele sit flow op på en integration er det vigtigt, at det hele spiller, og hvis integrationen går i stå af sig selv fra tid til anden kan det stoppe hele ordrehåndteringen i forretningen. Typisk er det fordi integrationen, som kunden har fået udviklet lider af børnesygdomme, hvor edge-cases ikke er testet ordenligt igennem. Det resulterer i, at det i opstartsfasen sker igen og igen, hvilket ikke gør det mindre frustrerende for e-commerce manageren.

Fejl i lagertallet

Hvis man har fået udviklet en integration fra en leverandør, der ikke er vant til at bygge ERP-integrationer ser vi ofte, at man ender ud med fejl i lagertallet. Hvis webshoppen har mange produkter kan det være svært at stoppe, og oftest opdages det meget sent i processen, hvor man potentielt er gået glip af rigtig mange ordrer, fordi produkter har stået som udsolgt selvom de har været på lager.

Integrationen kan ikke følge med

Drømmescenariet for webshops er vækst med vækst på. Det er sådan det skal være. Desværre er det ikke alle integrationer, der er bygget med skalérbarhed for øje. Igen resulterer det i, at integrationen kan være bagud eller decideret kan “knække” fordi den ikke kan følge med. Hos Pairy har vi udviklet vores platform med skalering for øje fra dag 1. Derfor har vi endnu ikke oplevet en Enterprise-integration, der ikke kunne følge med. Dette på trods af, at vi har udviklet integrationer for Roskilde Festival og Bahne, hvor der virkelig har været run på.

Se hvordan vi hjalp Roskilde Festival med håndtering af deres reservationer

 

 

Sådan kan Pairy hjælpe dig med en integration mellem webshop og ERP

Hos Pairy hjælper vi dagligt virksomheder med at integrere deres webshops (som WooCommerce og Shopify) med deres ERP-system (som Business Central og Navision). Det betyder, at vi både har en gennemtestet platform, hvor du undgår de børnesygdomme vi ser i andre integrationer, men også, at vi kan rådgive dig omkring hele processen fra start til slut. Ovenfor har vi listet, hvilke typiske flows og effektiviseringsmuligheder vi hjælper med, men det er ikke sikkert, at det hele giver mening at kaste sig over på én gang. Det vil afhænge af jeres ambitioner og ønsker til fremtiden.

Hvilke overvejelser skal du gøre dig inden du får etableret en integration mellem webshop og ERP?

Der er en del overvejelser du skal have gjort dig inden du kaster dig over en integration mellem din webshop og dit ERP-system.

• Hvilke kørsler/flows vil jeg gerne have automatiseret (hvilken data vil du gerne have overført mellem systemerne)
• Hvad er planen for webshoppen de næste 1-2 år (skal I udvide med nye markeder eller lignende)
• Hvor meget tid kommer I til at spare ved automatiseringen (det vil hjælpe jer med at vurdere om integrationen giver nok værdi ift. pris)
• Er der andre systemer end webshop og ERP, der skal integreres?

Hos Pairy kan vi hjælpe med rådgivning omkring hele processen således, at I får input og erfaring med i overvejelserne. Tag fat i os på [email protected] eller her for at høre mere.

 

Hvilke fordele er der ved Pairys Enterprise-platform?

I Pairy har vi to forretningsben:

Vores standardintegration

Denne integration er typisk til webshops med mindre komplicerede ERP-systemer (Billy, Dinero og e-conomic). Integrationen virker ud af boksen og kan sættes op af webshoppen selv. Den koster ikke noget i opsættelse og koster et månedligt beløb afhængig af antal ordrer. Du kan se priser her.

Vores Enterprise-integration

Enterprise-integrationen er typisk til større webshops, der enten ikke passer ned i “boksen” eller som bruger et større ERP-system som Navision eller Business Central. Her skal vi tilpasse og opsætte integrationen. Du opnår dog stadig en lang række fordele ved at benytte os fremfor andre til denne del. Lad os eksempelvis tage udgangspunkt i en Shopify til Business Central-integration (det gør sig gældende for alle platforme vi understøtter på vores standard):

• Vi har et udgangspunkt: Vi kan tage Shopify-integrationen og bygge ovenpå den. Dermed betaler du ikke for at opfinde den dybe tallerken igen.
• Platformen er gennemtestet: Platformen kører allerede driftsikkert til mange andre webshops
• Vi kan rådgive omkring løsningen: Vi kan rådgive dig i hele processen da vi har gjort det før og kan drage paralleller fra tidligere projekter
• Vi kan hjælpe med at optimere løbende: I takt med at der frigives nye funktioner i webshoppen eller andre systemer kan vi rådgive omkring disse og hjælpe med implementering i integrationen hvis nødvendigt
• Fleksibel platform: Vi kan relativt hurtigt udskifte elementer (som ERP-delen) i integrationen med nye systemer du skifter til

 

Hvad hvis jeg skal skifte system i fremtiden

En af de ting vi ved hos Pairy er, at du ikke nødvendigvis beholder de samme systemer i al fremtid. Det kan være, at I om et par år vil skifte webshopsystem eller er blandt dem, der skal opgradere fra Navision til Business Central. Hos Pairy har vi bygget platformen således, at det er nemt for os at udskifte delelementer i integrationen. Det betyder i praksis, at hvis I skifter fra Navision til Business Central (eksempelvis), så vil vi kunne nøjes med at skifte forbindelsen til ERP-systemet mellem de to fremfor også at skulle omskrive hele shopdelen af integrationen. Det gør platformen fleksibel og gør, at den kan udvides og tilpasses jeres behov løbende.

 

Vil du høre mere?

Hvis du gerne vil vide mere om, hvordan du kan effektivisere og automatisere dine flows mellem din webshop og dit ERP-system så tag fat i os på [email protected] eller her for at høre mere.